Zo zet je schermen op kantoor slim in

Met narrowcasting voor interne communicatie zet je mededelingen, cijfers en nieuws van collega's op schermen op plekken waar medewerkers toch al komen: bij de koffie, in de kantine en bij de entree. Het werkt het best als aanvulling op je intranet en Teams, niet als vervanging. Of het werkt hangt af van twee dingen: de juiste content op de juiste plek, en iemand (of een koppeling) die het actueel houdt.

De maandelijkse update in je mailbox wordt weggeklikt. Het intranetbericht over de nieuwe parkeerregeling lezen een handvol mensen. Maar iedereen staat elke ochtend even bij het koffieapparaat. Daar heb je een paar seconden aandacht, zonder dat iemand ergens op hoeft te klikken.

Wat een scherm op kantoor wel en niet oplost

Een scherm is sterk in korte, terugkerende boodschappen. Een mijlpaal die gehaald is, de lunch van vrijdag, de stand van de salesdoelen, een nieuwe collega die begint. Het bereikt ook mensen die je per mail lastig bereikt, zoals collega's in het magazijn of op de werkvloer zonder vaste werkplek.

Wat een scherm niet doet: een beleidswijziging uitleggen, een discussie voeren of je intranet vervangen. Een bericht dat je niet in een paar seconden opneemt, hoort niet op een scherm. Gebruik het scherm dan als wegwijzer: een korte kop met een QR-code naar het volledige bericht.

Nieuw met het begrip zelf? Lees dan eerst wat narrowcasting is en hoe het werkt. Wil je weten wat het breder betekent voor je organisatie, dan vind je dat op onze pagina over narrowcasting voor corporate communicatie.

Welke content werkt op welke plek

De plek bepaalt wie er kijkt en hoe lang. Een scherm in de entree heeft een ander publiek dan een scherm in de kantine. Daarom werkt één afspeellijst die overal hetzelfde draait zelden goed.

Een goed voorbeeld is IJB Groep. Daar hangt op elke verdieping een scherm bij de koffieruimte, en daarnaast in de entree en in het magazijn. Elk scherm heeft zijn eigen publiek en dus zijn eigen content.

Entree en receptie: voor bezoekers en klanten

Het entreescherm is je visitekaartje. Bij IJB Groep is dat scherm bedoeld voor bezoekers en klanten. Een mooi detail: je kunt vooraf een pagina klaarzetten voor een gast die je verwacht, zodat die bij binnenkomst persoonlijk welkom wordt geheten.

Op ons eigen kantoor in Heerenveen doen we hetzelfde. In de entree draaien nieuws en het weer, video's over onze dienstverlening en, als we een klant verwachten, een persoonlijk welkomstbericht dat we vooraf inplannen. Een zuil met wegwijzering laat zien wat waar in het pand zit.

Koffiehoek en kantine: interne mededelingen en wat er speelt

Hier heb je collega's die even pauze nemen. Dit is de plek voor interne mededelingen, activiteiten en lichtere content. In onze eigen kantine combineren we lokaal nieuws met interne mededelingen en aankondigingen van activiteiten. Het lokale nieuws zorgt dat mensen kijken, en dan zien ze ook de mededelingen.

Magazijn en werkvloer: voor wie niet achter een bureau zit

Collega's in het magazijn lezen zelden het intranet tijdens hun dienst. Een scherm is dan vaak het snelste kanaal voor planningen, veiligheidsinformatie of resultaten van het team.

Bij de vergaderruimte: wie zit er en tot hoe laat

Bij vergaderruimtes werkt een kleinere oplossing: een tablet naast de deur die uit de Microsoft-agenda laat zien welke meetings er gepland staan. Op dezelfde tablet boek je de ruimte direct, bevestig of annuleer je een afspraak, of verleng je je meeting. Wij gebruiken deze meetingroom solution zelf bij onze vergaderruimte. Het is geen interne communicatie in strikte zin, maar het scheelt een hoop koppen die om de hoek van de deur kijken.

Bedrijfscultuur zichtbaar maken zonder reclamezuil

Kernwaarden in grote letters op een scherm veranderen weinig. Cultuur wordt zichtbaar in wat je laat zien: de collega die vandaag begint, het project dat live is gegaan, de foto's van de teamdag, de voortgang richting het doel van dit kwartaal. Dat maakt een organisatie met meerdere verdiepingen of vestigingen kleiner, omdat je ziet wat anderen doen.

Let op de verhouding. Een scherm met alleen zakelijke berichten wordt behang, een scherm met alleen luchtige content wordt niet serieus genomen. Wissel ze af, en laat het lichtere werk het zakelijke dragen.

Zet je foto's of namen van collega's op een scherm, vraag dan vooraf toestemming en stem met je privacyverantwoordelijke af wat wel en niet kan. Zeker in de entree, waar ook bezoekers meekijken.

Zo blijft het scherm actueel

Een scherm met de kerstborrel in februari is erger dan geen scherm. Actueel blijven vraagt om twee dingen: duidelijk eigenaarschap en koppelingen die werk uit handen nemen.

Wie beheert de content?

Bij kantoororganisaties ligt het beheer meestal bij de interne communicatieadviseur, HR, de receptie of de operations manager. Dat kan centraal, maar het kan ook verdeeld. Je geeft dan lokaal toegang met beperkte rechten, bijvoorbeeld alleen tot het eigen scherm. De receptie zet zo zelf welkomstberichten klaar op het entreescherm, terwijl communicatie de rest beheert.

In onze narrowcasting software maak je onbeperkt gebruikersaccounts aan en stel je rechten in per locatie of scherm. Geef elk bericht direct een begin- en einddatum mee. Dan verdwijnt het vanzelf en hoeft niemand achteraf op te ruimen. Beheerders en contentplanners trainen we apart, omdat ze ander werk doen.

Koppelingen die het werk overnemen

De meeste tijd gaat zitten in content die je steeds opnieuw moet bijwerken. Daar zijn koppelingen voor.

Met Power BI toon je salesdashboards en planningen rechtstreeks op het scherm. De cijfers zijn altijd van vandaag, zonder dat iemand elke ochtend een screenshot maakt. Met SharePoint komen je intranetberichten automatisch op de schermen. Voor het entreescherm zorgen bronnen als NOS-nieuws en Buienradar voor content die zichzelf ververst.

Wil je hulp bij het maken van de content zelf, zoals templates in je eigen huisstijl of een contentplan per plek? Daar denken we bij contentdiensten graag over mee.